在出口通關(guān)過程中，準(zhǔn)備全套完整而正確的報(bào)關(guān)單據(jù)是關(guān)鍵的。
基本的報(bào)關(guān)單據(jù)包括:
正本商業(yè)發(fā)票（INVOICE）、正本裝箱單（PACKING LIST）、副本合同（也可稱作 形式發(fā)票或售貨確認(rèn)書）、報(bào)關(guān)單、副本委托報(bào)關(guān)協(xié)議、正本核銷單。
根據(jù)海關(guān)對出口商品的監(jiān)管條件，還須提供相應(yīng)證明，如商檢證、出口許可證、熏蒸證等。
對基本單據(jù)的繕制與審核，要重視以下幾點(diǎn)：
第一，單據(jù)的內(nèi)容必須齊全。
商業(yè)發(fā)票中需要顯示的項(xiàng)目有：發(fā)票號、合同號、日期、買方公司名稱、起運(yùn)港、目的港、嘜頭、品名、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)等內(nèi)容，各個(gè)項(xiàng)目的內(nèi)容必須相互符合。裝箱單中，除單價(jià)、總價(jià)不必顯示外，其余各項(xiàng)與發(fā)票相同。另外，還有包裝件數(shù)、毛重、凈重、尺碼（即體積），正本單據(jù)不允許涂改。
第二，各種單據(jù)的內(nèi)容必須相互符合，做到單單相符，單證相符。
單據(jù)應(yīng)盡早寄至代理報(bào)關(guān)單位，以便整理審核，最晚不遲于集港前兩天寄到，若單據(jù)不能按時(shí)寄到或正本單據(jù)出現(xiàn)問題，又急于通關(guān)，一般情況下，先用傳真件副本代替，由報(bào)關(guān)員“打�！眻�(bào)關(guān)，隨后補(bǔ)上正本單據(jù)。
第三，填制報(bào)關(guān)單。
根據(jù)報(bào)關(guān)單的格式，提供的相應(yīng)內(nèi)容，由報(bào)關(guān)員錄入，通過海關(guān)EDI系統(tǒng)傳輸。數(shù)據(jù) 一定要準(zhǔn)確，要與其它各單嚴(yán)格相符。否則會影響核銷單與報(bào)關(guān)單的返還速度。
總之，無論是貨主，還是代理，都要重視報(bào)關(guān)單據(jù)的各個(gè)方面，以減少和避免通關(guān)過程中出現(xiàn)的不必要的麻煩，加快通關(guān)速度，圓滿完成裝運(yùn)任務(wù)。
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